На каждый подарок полагается отвечать благодарственной запиской или благодарить по телефону (поздравительные открытки и записки не требуют такого ответа). Что должна представлять собой благодарственная записка?

Вы, вероятно, помните, что, говоря о деловом общении, мы выделили четыре критерия эффективности письма: содержание, ясность изложения, грамотность и вежливость (корректность). Идея, или содержание вашего послания, — это то, что вы хотите выразить в вашей благодарственной записке. По возможности избегайте штампов типа «большое спасибо за ваш прекрасный подарок». Постарайтесь быть оригинальнее и написать так, чтобы это относилось только к данному конкретному случаю. Скажите что-нибудь о самом подарке (что он для вас значит, чем именно он вам поправился) и о дарителе. Избегайте напыщенного стиля, старайтесь не хватить через край, написав что-ііибудь вроде: «Этосамый потрясающий набор карандашей, какой мне когда-либо в жизни доводилось видеть! », если это, конечно, не чистая правда.

Пользуйтесь короткими словами, предложениями и абзацами — так легче добиться ясности и легкости изложения. Несколько тщательно подобранных слов о полученном подарке — это как раз то, ради чего вы звоните или пишете. Насколько длинной должна быть записка, решать вам. Если вы черкнете лишь пару строк вашему доброму знакомому, который к тому же еще и ваш клиент, он может обидеться.

Джо Джирард, «самый великий продавец в мире», автор книги «Как продать что угодно кому угодно», подчеркивает, каким могучим подспорьем могут стать «торговые» письма, если только вам удастся заставить адресата их читать. И главная хитрость тут «не посылать своим потенциал ьным клиентам никаких почтовых отправлений, которые хоть отдаленно напоминали бы своим видом обычную рекламную корреспонденцию», пишет Джирард. Он советует смелее использовать и такой способ: лично вручать письма с предложением продажи или печатные материалы с прикрепленной к ним короткой рукописной заметкой потенциальному7 клиенту или покупателю. «И если вы знаете, что есть человек, который помнит вас и хорошо к вам относится благодаря тому что получил от вас что-то приятное, можете считать, что потратили свое время самым паилучшим образом», — продолжает Джирард.

Еще одно важное соображение, касающееся писем с предложением что-то купить. Как правило, избегайте тиражированных писем па бланках фирмы и не вкладывайте материалов (типа копий с газетных вырезок), содержащих вашу фотографию. Этим портретом вы попираете одні і из основополагающих принципов хорошего тона — СДЕРЖАННОСТЬ: вы слишком много и слишком быстро выставляете себя напоказ. Человек, к которому вы обратились, должен получить представление о том, как вы выглядите, только в подходящий для этого момент при личной встрече. Кроме того, ваша обязанность — продавать определенный товар, свои навыки, способности или услуги, но пи в коем случае не достоинства сюей внешности. Хотя в подобающей ситуации ваша наружность, если сумеете хорошо ее подать, может придать вашим услугам или продукции еще большую привлекательность.

Согласно Диане Роуленд, автору книги «Японский деловой этикет», когда вы приступаете к налаживанию какихто дел с японцем, чрезвычайно важное значение имеет процедура обмена визитными карточками. Роуленд, возглавляющая фирму «Rowland and Associates», запятую подготовкой желающих делать бизнес в странах тихоокеанского региона (Япония, Китай, Сингапур, Филиппины, Австралия, Новая Зеландия), так объясняет этот феномен:

Австралийцы, по утверждению Зллисої іа, «і іе чопорны, дружелюбны». Самая типичная ошибка, совершаемая в Австралии американцами, приехавшими по делам — «это неумение выслушать собеседника». «Не бойтесь признаться, что чего-то не знаете. Австралиец никогда не станет из-за этого хуже о вас думать. Скорее наоборот, он будет только больше доверять вам, видя, что у вас нет склонности к блефу».

Вы также сможете потратить часть времени между приходом па работу и моментом встречи со своим сотрапезником па то, чтобы подготовиться к ней, так что она пройдет наверняка с большей пользой, чем если бы вы примчались па встречу едва ли не из постели (а, скорее всего, так и было бы, если бы вы встречались за завтраком). Время междусемью и восемью часами утра покажется вам, наверное, более подходящим для спорта, например игры в теннис, тем более что вы можете сами четко определить время ее начала и окончания, чего не скажешь о деловом завтраке.

Известны случаи, когда внутренняя записка, по чистому недоразумению очутившаяся в посторонних руках, или случайно положенное не втот конверт деловое письмо многим стоили репутации, становились причиной разрыва деловых отношений, даже когда там не было ничего настолько сенсационного, чтобы попасть па первые полосы газет. Одному писателю пришлось уволить своего агента: эта дама представляла дело так, будто выражает его интересы, но нечаянно вложила не в тот конверт письмо к издателю, с которым пыталась заключить договор. Таким образом выяснилось, что она отстаивала не интересы клиента, а выгоду издательства.

Важно помнить, что, хотя этикет не разрешает использовать написанное вами без вашего согласия, некоторые могут нарушить это правило и использовать полученный от вас текст как им заблагорассудится. Чаще всего поднимать шум из-за этого не стоит, но все же это неприятно. Поэтому следуйте правилу: никогда и никому— ни в деловом письме, ни в записке впутреішего назначения, пи даже в приписке па поздравительной открытке — не пишите ничего такого, что вам не хотелось бы увидеть на газетной полосе. Однако соблюсти правило «никогда не доверяй бумаге негативную информацию не всегда удается, особенно если ваш начальник просит вас представить ему в записке ваши критические замечания о чем-то или о ком-то. Тем не менее, прежде чем вы изложите свои соображения па бумаге, постарайтесь поговорить по этому поводу с шефом с глазу па глаз или по телефону, — может статься, этого будет вполне достаточно, и тогда необходимость писать отрицательный отзыв отпадет.

Чарлз Пиблер, топ-менеджер одной из крупных рекламных компаний. «Bozell, Inc. », рассказы вад как на какомто совещании один младший менеджер назвал председателя совета компании по имени. Все были поражены, а менеджер получил выговор. Избежать таких ситуаций поможет ясное понимание того, «что и в какой ситуации прилично», в том числе — как выстраивать поведение по отношению к людям разного возраста и положения. «Со многими заказчиками я накоротке, — говорит Пиблер, — но они зовут меня Чак, а я обращаюсь к ним «сэр»».

Когда знакомите людей, старайтесь как-то охарактеризовать их друг другу. Например: «Госпожа Хастингс, я рада представить вам Салли Холмс, победительницу последнего конкурса работников отдела по связям с общественностью пашей фирмы. Салли, это мисс Элис Хастингс, ее стихи часто публикуются, она возглавляет редакторскую группу отдела корпоративных коммуникаций».

Сообщить нечто о человеке, с которым мы кого-то знакомим, не просто дань вежливости, это облегчает начало разговора, поскольку каждый собеседник уже получил некоторые сведения, позволяющие поддержать разговор. Если брать только что приведенный пример, разговор между Салли Холмс и Элис Хастингс мог бы пойти примерно в таком духе: «Элис, это замечательно, что ваши стихи публикуются. Скажите, а кто-то еще из менеджеров ‘Worthington Pen Company сочиняет стихи? »

Известно, что хороший собеседник тот, кто терпит, когда другой говорит о себе. Это, конечно, упрощенный и, видимо, несколько односторонний взгляд на вещи, по здесь верно подмечено, как важно не подавлять собеседника. Если вам непременно надо выбирать одну из двух крайностей — все время говорить или все время слушать — выбирайте последнее.

Говорить следует о том, что интересно для обоих и приемлемо в качестве небольшой прелюдии к деловым переговорам, начиная от общих тенденций развития отрасли до живописи, музыки, театра, спорта или нашумевших книг. Если беседуете с посторонним человеком, с которым хотели бы завязать деловое сотрудничество, держитесь подальше от «скользких тем». Избегайте и таких тем, обсуждение которых может стать слишком эмоциональным, таких, как политика, религия, равноправие женщин, а также конкретных вопросов о чьих-либо доходах, или цене, уплаченной кем-то за дом, или о размерах арендной платы. Вряд ли вам захочется показаться слишком любопытным или упустить потенциального клиента из-за того, что вы приметесь горячо спорить о тех предметах, которые в действительности не имеют ничего общего с темой вашей встречи. (Это не обязательно будут какие-то действительно важные для вас идеи. Часто оттолкнуть вашего партнера может совершенно случайно высказанное мнение. Так, представьте, что вы ввязались в пылкую дискуссию, осуждая вегетарианство, как вдруг выяснится, что ваш собеседник, с которым вы рассчитываете установить контакт, уже два года не ест ни мяса, пи птицы, пи рыбы. Самое обидное, что ущерб отношениям с потенциальным партнером, который вы умудрилисьиапести, неоправдан ничем — па самом деле вы вовсе не столь уж ярый приверженец тех аитивегетариаиских доводов, которые пропагандировали.)