Я не раскрою тайну, если скажу, что выстроенное управление проектами — ключ к успеху проекта. Каждый из менеджеров проектов или команд выбрал, на интуитивном уровне или практическом опыте, для себя набор инструментов, помогающих в выстраивании процессов и отношений в команде.

В течение времени инструменты управления проектами перешли от карандаша и листа бумаги (иногда они и возвращаются в виде Канбан доски в офисе) к софту для управления проектами и спредшитам (как оффлайн, так и онлайн, от простого плана проекта с использованием диаграммы Ганта и Канбан досок, заканчивая комплексными системами), призванными облегчить управление, которые так просто выбрать… и пролететь, потому что непонятно, для чего и в чем премущества.



Поэтому, так или иначе, выбор инструментов не стоит начинать с софта (кстати, здесь был большой список из 43 систем для управления проектами). Беру на себя смелось перевести неплохой гайд по четырем инструментам управления проектами от TakingITGlobal, являющихся базой для многих систем.

Читать дальше →

Несколько дней назад в очередной раз убедился насколько важно при планировании уделять внимание приоритетам и оптимальному распределению ресурсов. Причем, очень часто я вижу, когда делается что-то одно и забывают про второе. В контексте оптимального планирования важны именно две составляющие!

Давайте начнем с теории:

1. Великим полководцем Эйзенхауэром была выдвинута теория, которая в последствии получила название Матрица Эйзенхауэра. В ее основе лежит следующее - все задачи можно группировать по важности и срочности. В результате этого разделения мы получаем 4 типа задача:

• важные и срочные. Эти задачи очень важны и не требуют отлагательств. Например, ответ на звонок руководителя.


• важные и несрочные. Это как правило важные задачи, которые растянуты во времени. Если им не уделять должного внимания на протяжении срока выполнения задачи, то они становятся важными и срочными.


• неважные срочные. Эти задачи, как правило, для вас не приносят никакого результата и возникают прямо сейчас. Например, во время выполнения важной задачи к вам пришел коллега поболтать.


• неважные и несрочные. А на эти задачи я вообще предлагаю не обращать внимания.

Очень часто бывает, что на протяжении определенного времени человек выполняет важные/неважные и срочные задачи, в результате чего задачи, из группы важные и несрочные, которым можно было уделять немного времени, внезапно становятся важными и срочными. В итоге нам приходится постоянно переключаться между задачами и тушить пожары из большого количества срочных задач. Для того, чтобы этого избежать нам на помощь приходят приоритеты. Ведь, если отказаться от неважных задач и должное время уделять важным задачам, то количество срочных задач можно свести к минимуму.

2. Планирование и диаграмма Ганта. Если посмотреть на наш недельный план, то там можно насчитать более 20 задач. Как известно в голове человек одновременно может держать 5-7 задач. Для того чтобы избежать путаницы люди придумали календари и ежедневники, где наглядно можно посмотреть на недельный план, отмечать выполнение задач и видеть где у нас есть свободное время. Диаграмма Ганта представляет из себя графическое изображение списка планов ваших сотрудников, сведенных воедино. На ней очень легко видеть в какой момент времени есть свободные ресурсы и когда ресурсы перегружены. Кто-то может сказать, что список удобнее, но для меня лично графическое представление является более наглядным.

Ну а теперь вернемся к нашей проблеме с оптимальным планированием и я объясню почему без расстановки приоритетов и построения планов оно невозможно.
Рассмотрим 2 примера:

• Если мы строим планы и забываем про приоритеты, то очень часто мы начинаем распыляться на неважные для нас задачи и забываем про важные.


• Если мы расставляем приоритеты и забываем про планирование, мы получаем список важных задач, который выполняется не совсем оптимальным образом.

Что же делать, чтобы избежать этих проблем? Для себя я нашел ответ в следующем плане:

1. Если у вас аврал и что-то нужно быстро сделать, важно заблокировать выполнение всех задач вне плана.


2. Составить список задач


3. Расставить приоритеты


4. Распланировать ресурсы. Нарисовать диаграмму Ганта.


5. Скорректировать приоритеты с учетом оптимизации загруженности ресурсов.

Ну а теперь от теории к практике:

На днях у нас случился аврал. По предварительной оценке мы должны были сдвинуть сроки на 2 недели. В первом приближении это было очень похоже на правду и меня даже почти убедили сделать это. Но как бывает в таких случаях оказалось, что беда не приходит одна и выяснилось, что мы не можем сдвигать сроки. Тогда то мы и применили этот подход. В результате двухнедельный план удалось ужать до недели без перегрузки ресурсов (человек должен отдыхать от работы и я против латания дыр в планировании выходом на работу в выходные), без крупных потерь в функционале системы и запустить его всего лишь на 3 дня позже намеченного срока.

Не спрашивайте меня почему дело дошло до этого и почему мы узнали об этом так поздно, думаю, скоро об этом я напишу заметку, в которой будет ответ и на эти вопросы.

Творческих успехов и своевременного выполнения планов, друзья!